【難しい？】リモートワーク（テレワーク）をスムーズに進めるためのコツ

フリーで働き始めて3年以上になるTake4です。

2020年1月以降の新型コロナウイルスの影響によって、多くの企業で広まりつつあるリモートワーク。

人や会社によっては、テレワークという言葉を使う人もいますが、在宅勤務という意味では同じですね。

でも、オフィスに集まって顔と顔を合わせて仕事をすることに慣れている人にとって、リモートワークってイメージできますか？

「顔を合わせて話せないから、やり取りが難しそう…。」
「メールやチャットだけで要件をうまく伝えられるかな…。」
「自宅だと集中できなさそう…。」

リモートワークの経験がない人は、上記のような不安を感じやすいですよね。

でも、大丈夫。

これから解説するコツを押さえておけば、リモートワークが初めてでも安心して仕事ができますよ。

ちなみに、自分のリモートワーク経歴について簡単に紹介すると、以下の通り。

フリーで働くようになってから、何度もリモートワークを経験。
会社員時代にも、札幌支社にいながら東京本社とやり取りして仕事を進めることが多かった。
そのため、フリーになる前からプチリモートを経験済みで、慣れている。

会社勤務で支社と本社の場合、「在宅勤務」という意味のリモートワークとは違いますが、やり方は似ていますよ。

一度リモートワークのコツをつかんでしまえば、もうオフィスで仕事をしたくなくなるかも？

※ここで説明するコツは、既にリモートワークを始められる環境を整えていることが前提で、実際にリモートワークをする際に役立つコツです。

リモートワークのコツ① – 見た相手に伝わりやすい文章を

リモートワークの場合、基本的にはChatwork、Slackなどのメッセージツールでのやり取りがメインになります。

そのため、対面で直接会話ができる普段の環境とは違いますよね。

では、どんなことに注意したらよいでしょうか？

一言で言うと、相手に伝わりやすい文章を送る。これに尽きます。

伝わりやすい文章＝読みやすくて理解しやすい文章。

自分がよく使っている方法を以下に紹介しますね。

長めの文章を送るときは、内容的に区切れるところで空行を空けて読みやすくする。
さらに文章が長くなるときは、箇条書きを使って一文を短くする。
指示語（「これ」「それ」「あれ」などのいわゆる「こそあど」言葉）に注意。使う場合は、内容を明確に。
提案や意見を伝えるときは、（）書きなどを使って理由も補足する。

送るメッセージに上記を実践するだけで、確実に伝わり方や印象が変わりますよ。

リモートワークのコツ② – 文章のみで伝わりにくい場合は画像の添付、音声での会話、画面共有を活用

前述のように、リモートワークではメッセージツールでのやり取りがメインになります。

しかし、どうしても文面だけだと、わかりにくいケースもありますよね。

そんなときに活用できる方法は大きく2つ。

画像の添付（スマホで撮影した写真、スクリーンショットなど）
音声での会話（FaceTime、LINE、メッセージツールの通話機能など）

それぞれ詳しく解説していきますね。

画像の添付

画像の添付は、文面だけだと伝わりくい場合にもっとも手軽にできる方法です。

文章で説明するよりも実際に目で見てもらった方がわかりやすい場合は、手っ取り早いですね。

また、スマホで撮影した写真やパソコンの画面のスクリーンショットをメッセージといっしょに添えるだけなので、特別なツールも不要です。

場合によっては、写真やスクリーンショットに文字・矢印・囲みなどを入れると、さらに伝わりやすくなりますよ。

音声での会話

いわゆる、オンラインミーティングですね。

以下に当てはまる場合は、音声で会話した方が伝わりやすいですよ。

文章だとうまく伝えきれない場合。
画像の添付だと枚数が多くなってしまう、用意するのに時間がかかってしまう場合。
少し複雑な内容の場合。

音声で会話したい場合、使えるツールはたくさんあります。

電話ももちろんOKですが、せっかくインターネット環境が整っているのであれば、通話料を気にしなくて済むツールを使いましょう。

上記のツールは音声だけではなく、実際に相手の顔を見て話すビデオ通話もできるので、安心感がありますね。

さらに、GoogleハングアウトやZoomでは、自分や相手のパソコン画面を一緒に見られる画面共有機能もありますよ。

画面共有機能があれば、実際に操作している画面をリアルタイムで見せながら会話することも可能。

これなら、スムーズなやり取りが期待できますね。

リモートワークのコツ③ – メッセージにもちょっとした気遣いを

リモートワークの場合、相手と常に顔を合わせていないので、パソコン画面越しのやり取りがメイン。

しかし、メッセージのみのやり取りだと、やり取りが事務的で淡白になってしまう可能性があります。

いくら直接顔を合わせていないとは言え、そこは人対人。

一生懸命メッセージを送ったのに、淡白な返答しか返ってこないと、あまり気分のよいものではないですよね。

そこで、やり取りするメッセージにちょっとした気遣いを添えてあげると、お互いに気持ちよく仕事ができますよ。

自分の場合、下記のようなことを実践しています。

メッセージを送る相手が忙しそうなときは、メッセージにクッション言葉を挟む。
（「お手隙のときに〜」、「お忙しいところ恐縮ですが〜」、「何度も申し訳ございませんが〜」など）
入れすぎない範囲でメッセージに絵文字を入れる（特にChatWorkやSlackでは有効）。
ChatWorkやSlackを使っている場合は、返信をもらったら絵文字でリアクションを入れる。

クッション言葉は受け取り手の印象を和らげてくれるので、少し聞きにくいことを送るときにも有効です。

また、適度な絵文字も受け取り手を和ませてくれます（あくまで適度に）。

そして、送られた内容にリアクション絵文字をつけると、「あ、読んでくれたんだな！」と送った相手にも伝わりやすいですよ。

リモートワークのコツ④ – 在宅でも最低限の身だしなみを整える

ここまではやり取りをメインに解説してきました。

しかし、在宅で仕事をすることに慣れていない人が気になるのが、「自宅だと集中できなそう…。」という点。

そこで、自宅で集中するために有効なのが、最低限の身だしなみを整えること。

自宅でスーツを着るとまではいかなくても、人前に出ても恥ずかしくない格好でいることをオススメします。

あくまで自分の経験論ですが、寝間着やスウェットのままでいると、集中力や緊張感の続く時間が短くなりがち。

やはり、どこか緩んでしまうんですね。

逆に外出するときと同じ格好でいると、気持ちも変わってきます。

特にビデオ通話で画面越しに顔を合わせる可能性があるなら、最低限の身だしなみは必須ですよ。

リモートワークをスムーズに進めるためのコツまとめ

リモートワークのやり取りは文章がメイン。見た相手が理解しやすくて、伝わりやすい文章を心がける。
文章のみで伝わりにくい場合は、画像（スマホで撮影した写真やスクリーショット）、音声での会話（Zoomなどのビデオ通話もできるツールがオススメ）、画面共有を活用する。
メッセージのみのやり取りだと、事務的で淡白なやり取りになりがち。メッセージを送る際にクッション言葉や絵文字を活用して、受け取り手の印象を和らげる。リアクション絵文字も有効。
自宅で集中するためには、リモートであっても最低限の身だしなみを整えると、気持ちも変わるのでオススメ。

リモートワークが初めてでも、上記のコツを押さえておけば、安心して仕事ができますよ。

慣れてきたら、きっとオフィスに通勤したくなくなります（笑）。