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【メール・資料・SNSにも応用OK】伝わりやすい文章のコツを押さえてあなたも相手もハッピーに

写真:文章を書いてあるノート

仕事でもプライベートでも文章をやり取りする機会が多いTake4です。

一昔前までなら、仕事もプライベートもメールでのやり取りがメインでした。

しかし、今はメール以外のコミュニケーションツールがたくさん溢れていますよね。

具体的には、LINE、Facebookのメッセンジャー、TwitterやInstagramのDM(ダイレクトメッセージ)、Chatwork(チャットワーク)、Slack(スラック)…など。

この記事を読んでいるあなたも、いくつか利用していることでしょう。

例外にもれず、自分も上記のツールはすべて利用しています。

しかし、コミュニケーションツールが増えてやり取りが便利になった反面、

「文章が相手にうまく伝わっていないのかな…?」

と思ったことはありませんか?

  • やり取りした相手に聞き返されることがある。
  • やり取りした相手が認識違いをしていることがある。
  • 意図せずに、やり取りした相手を不快な気持ちにさせてしまったことがある。

何を隠そう、自分も上記はすべて経験があります。

伝えたいことが、相手にきちんと伝わらないのはつらいですよね…。

そこで、相手に伝わりやすい文章を送るコツを、自分の体験や普段心がけていることをベースに解説します。

この記事を読めば、文章のやり取りが今まで以上にスムーズになり、送ったあなたも送られた相手もハッピーになるはず。

キーワードは、「読み手の視点」です。

ちなみに、今回は「話し言葉」ではなく、「書き言葉」の方に焦点を当てています。

伝わりやすい文章のコツ① – 適度に区切ろう

写真:区切られた文章

伝わりやすい文章というと、言葉の表現に目が行きがち。

もちろん、表現も大事です。

でも、凝った表現を研究するよりもまずは、

送った文章が相手にとって読みやすい&見やすいか?

ということに注目してみましょう。

下記の文章を見比べてみてください。

今の時間だと、自分とAさんは対応できるので問題ないですが、他のメンバーは各自の仕事をしています。他のメンバー宛てのメッセージの場合、返信が少し遅くなるかもしれません。そのため、自分かAさん宛てでメッセージを送ってもらえるとありがたいです。

今の時間だと、自分とAさんは対応できるので問題ありません。しかし、他のメンバーは各自の仕事をしています。

他のメンバー宛てのメッセージの場合、返信が少し遅くなるかもしれません。

そのため、自分かAさん宛てでメッセージを送ってもらえるとありがたいです。

いかがでしょうか?

ちょっと差をつけすぎたかもしれませんが、どちらの文章が見やすくて読みやすいかは一目瞭然ですね。

送られた側(=読み手)からすれば、区切り(改行や空行も含む)がなくダダッと一文が続いている文章は、読む気も失せてしまいます。

さらに注意が必要なのは、送った相手がスマホで読むことが多い場合

パソコンよりも画面幅の狭いスマホは、文章が長ければ長いほど文章の折り返しが多くなりますよね。

そのため、あなたがせっかく頑張って長文を送っても、適度に区切られていなければ、最悪スルーされてしまうかもしれません。

伝わりやすい文章のコツ② – 難しい表現(専門用語など)を極力使わない

写真:シンプルな表現

先程は表現を研究するよりも、読みやすい&見やすいことを重視するよう解説しました。

適度な区切りを入れて、読みやすさと見やすさを手に入れたら、次は表現の見直しです。

具体的には、難しい表現は極力使わない

下記の文章を見比べてみてください。

先日いただいた修正内容について確認です。

商品リスト部分の各商品写真にホバーしたときに、写真を拡大表示するようにしたいということでしょうか?

先日いただいた修正内容について確認です。

商品リスト部分の各商品写真にマウスポインタをのせたときに、写真を拡大表示するようにしたいということでしょうか?

前者では「ホバーしたとき」という表現を使っていますが、後者では「マウスポインタをのせたとき」という表現を使っていますね。

ちなみに、Webサイト制作の経験がある人であれば、「ホバー」は一般的な表現で即通じます。

でも、そうではない人にとっては「なにそれ?」という表現。

もちろん、やり取りする相手がWeb制作の知識と経験のある人であれば、問題ありません。

しかし、専門家ではない相手とやり取りする場合、ほとんどの方は専門用語に詳しくないと考えてよいでしょう。

専門用語を送られた相手からしてみれば、

「知らない言葉、聞いたことのない言葉ばかりでチンプンカンプン…。」

です。

ちなみに、どうしても専門用語を使わざるをえないときは、用語の補足をしてあげるのがオススメ。

商品リスト部分の各商品写真にホバーしたとき(=マウスポインタをのせたとき)に、写真を拡大表示するようにしたいということでしょうか?

ついつい専門用語をそのまま使ってしまうことって、ありませんか?

ちなみに、専門用語をなるべく使わないのは、自分が人に教えるときも心がけていることの一つです。

伝わりやすい文章のコツ③ – 箇条書きを活用しよう

写真:箇条書き

文章の見た目や表現を整えたら、ここまでの段階であなたの文章はかなり読みやすくなったはず。

「よし、読みやすくなったから、あとは伝えたいことをガンガン入れて送るぞ!」

はい、気持ちはわかりますよ。

でも、ちょっと待ってください。

ある程度、文章を書き慣れてくると、つい一つの文章が長くなってしまいがち

下記の文章を見比べてみてください。

ブログを書くメリットは、文章の表現方法を見直すきっかけになる、結論ファーストな文章構成が身についた、ネタを探すためにあらゆることにアンテナを張るようになったことです。

ブログを書くメリットは以下の通り。

  • 文章の表現方法を見直すきっかけになる。
  • 結論ファーストな文章構成が身につく。
  • ネタを探すためにあらゆることにアンテナを張るようになった。

どちらの方が頭に入ってきますか?

後者の方がすっきりしていて見やすいし、頭に入ってきやすいですよね。

一文が長くなってしまうときは、文を区切る以外に箇条書きを活用してみると、伝わりやすくなります。

伝わりやすい文章のコツ④ – 話しかけるように伝えてみよう

写真:話をする二人

文章を相手に送るときに、「きれいな文章」を目指している人は多いと思います。

特に初めてやり取りをする相手に対しては、なおさらそうなりますよね。

自分もそうです。

しかし、あえて「きれいじゃない文章」の方が相手に伝わることも多々あります。

それが「話しかけるように伝える」という方法。

下記の文章を見比べてみてください。

特に誰宛てでもない雑談は、LINEのグループ内で送っていただいて問題ないです。

でも、個別の相談はグループ内ではなく、その人宛てに直接LINEを送ってください。

グループ内で投稿すると、全員に通知がいくので、他の人が自分宛ての用と思ってしまう可能性があります。

特に誰宛てでもない雑談は、LINEのグループ内で送っていただいて問題ないですよ。

でも、個別の相談はグループ内ではなく、その人宛てに直接LINEを送っていただいてもよいでしょうか?

グループ内で投稿すると、全員に通知がいくので、他の人も「自分宛てになにか用かな?」と思ってしまうかもですよね。

いかがでしょうか?

文章の内容はまったく同じなのに、感じ方が違いますよね。

前者は後者と比べて、送る側からの一方通行な言い方に見えるでしょう。

それに対して、後者は送る相手に対して話しかけるような言い方です。

後者は、決してきれいな文章ではないですが、目の前に相手がいるかのように想定した言い方になっています。

送られた読み手の視点から見ると、どちらの方が素直に耳を傾けようと思えるかは明白ですね。

伝わりやすい文章のコツまとめ

  • 文章は適度に区切ることで、見やすい&読みやすい文章に。特に読み手がスマホの場合は、一文一文を短めにするのがオススメ。
  • 専門用語などの難しい表現は極力使わない。どうしても使わざるをえないときは、必ず補足の説明を。
  • 一文が長くなってしまうときは、箇条書きにして一文一文を分解してみると伝わりやすい。
  • 「きれいな文章」よりも、目の前の相手に話しかけるような文章が効果的。

上記はLINEなどのコミュニケーションツールだけではなく、プレゼン用の資料やSNSの投稿にも応用できますよ。

一つでも「役に立ちそう!」と思ったら、ぜひ取り入れてみてくださいね。

文章のやり取りがスムーズになれば、送ったあなたも送られた相手もハッピーになれます

ちなみに、自分が文章を見直すきっかけになったのは、このブログを始めたことも大きいですね。

現在も伝わりやすい文章を目指して、引き続き勉強中です。

最後に、自分が文章を見直すために参考に読んだ本がメンタリストDaigoさんの著書。

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