仕事でもプライベートでも文章をやり取りする機会が多いTake4です。
一昔前までなら、仕事もプライベートもメールでのやり取りがメインでした。
しかし、今はメール以外のコミュニケーションツールがたくさん溢れていますよね。
具体的には、LINE、Facebookのメッセンジャー、TwitterやInstagramのDM（ダイレクトメッセージ）、Chatwork（チャットワーク）、Slack（スラック）…など。
この記事を読んでいるあなたも、いくつか利用していることでしょう。
例外にもれず、自分も上記のツールはすべて利用しています。
しかし、コミュニケーションツールが増えてやり取りが便利になった反面、
と思ったことはありませんか？
- やり取りした相手に聞き返されることがある。
- やり取りした相手が認識違いをしていることがある。
- 意図せずに、やり取りした相手を不快な気持ちにさせてしまったことがある。
何を隠そう、自分も上記はすべて経験があります。
伝えたいことが、相手にきちんと伝わらないのはつらいですよね…。
そこで、相手に伝わりやすい文章を送るコツを、自分の体験や普段心がけていることをベースに解説します。
この記事を読めば、文章のやり取りが今まで以上にスムーズになり、送ったあなたも送られた相手もハッピーになるはず。
キーワードは、「読み手の視点」です。
ちなみに、今回は「話し言葉」ではなく、「書き言葉」の方に焦点を当てています。
伝わりやすい文章のコツ① – 適度に区切ろう
伝わりやすい文章というと、言葉の表現に目が行きがち。
もちろん、表現も大事です。
でも、凝った表現を研究するよりもまずは、
ということに注目してみましょう。
下記の文章を見比べてみてください。
今の時間だと、自分とAさんは対応できるので問題ありません。しかし、他のメンバーは各自の仕事をしています。
他のメンバー宛てのメッセージの場合、返信が少し遅くなるかもしれません。
そのため、自分かAさん宛てでメッセージを送ってもらえるとありがたいです。
いかがでしょうか？
ちょっと差をつけすぎたかもしれませんが、どちらの文章が見やすくて読みやすいかは一目瞭然ですね。
送られた側（＝読み手）からすれば、区切り（改行や空行も含む）がなくダダッと一文が続いている文章は、読む気も失せてしまいます。
さらに注意が必要なのは、送った相手がスマホで読むことが多い場合。
パソコンよりも画面幅の狭いスマホは、文章が長ければ長いほど文章の折り返しが多くなりますよね。
そのため、あなたがせっかく頑張って長文を送っても、適度に区切られていなければ、最悪スルーされてしまうかもしれません。
伝わりやすい文章のコツ② – 難しい表現（専門用語など）を極力使わない
先程は表現を研究するよりも、読みやすい＆見やすいことを重視するよう解説しました。
適度な区切りを入れて、読みやすさと見やすさを手に入れたら、次は表現の見直しです。
具体的には、難しい表現は極力使わない。
下記の文章を見比べてみてください。
先日いただいた修正内容について確認です。
商品リスト部分の各商品写真にホバーしたときに、写真を拡大表示するようにしたいということでしょうか？
先日いただいた修正内容について確認です。
商品リスト部分の各商品写真にマウスポインタをのせたときに、写真を拡大表示するようにしたいということでしょうか？
前者では「ホバーしたとき」という表現を使っていますが、後者では「マウスポインタをのせたとき」という表現を使っていますね。
ちなみに、Webサイト制作の経験がある人であれば、「ホバー」は一般的な表現で即通じます。
でも、そうではない人にとっては「なにそれ？」という表現。
もちろん、やり取りする相手がWeb制作の知識と経験のある人であれば、問題ありません。
しかし、専門家ではない相手とやり取りする場合、ほとんどの方は専門用語に詳しくないと考えてよいでしょう。
専門用語を送られた相手からしてみれば、
です。
ちなみに、どうしても専門用語を使わざるをえないときは、用語の補足をしてあげるのがオススメ。
ついつい専門用語をそのまま使ってしまうことって、ありませんか？
ちなみに、専門用語をなるべく使わないのは、自分が人に教えるときも心がけていることの一つです。
伝わりやすい文章のコツ③ – 箇条書きを活用しよう
文章の見た目や表現を整えたら、ここまでの段階であなたの文章はかなり読みやすくなったはず。
はい、気持ちはわかりますよ。
でも、ちょっと待ってください。
ある程度、文章を書き慣れてくると、つい一つの文章が長くなってしまいがち。
下記の文章を見比べてみてください。
ブログを書くメリットは以下の通り。
- 文章の表現方法を見直すきっかけになる。
- 結論ファーストな文章構成が身につく。
- ネタを探すためにあらゆることにアンテナを張るようになった。
どちらの方が頭に入ってきますか？
後者の方がすっきりしていて見やすいし、頭に入ってきやすいですよね。
一文が長くなってしまうときは、文を区切る以外に箇条書きを活用してみると、伝わりやすくなります。
伝わりやすい文章のコツ④ – 話しかけるように伝えてみよう
文章を相手に送るときに、「きれいな文章」を目指している人は多いと思います。
特に初めてやり取りをする相手に対しては、なおさらそうなりますよね。
自分もそうです。
しかし、あえて「きれいじゃない文章」の方が相手に伝わることも多々あります。
それが「話しかけるように伝える」という方法。
下記の文章を見比べてみてください。
特に誰宛てでもない雑談は、LINEのグループ内で送っていただいて問題ないです。
でも、個別の相談はグループ内ではなく、その人宛てに直接LINEを送ってください。
グループ内で投稿すると、全員に通知がいくので、他の人が自分宛ての用と思ってしまう可能性があります。
特に誰宛てでもない雑談は、LINEのグループ内で送っていただいて問題ないですよ。
でも、個別の相談はグループ内ではなく、その人宛てに直接LINEを送っていただいてもよいでしょうか？
グループ内で投稿すると、全員に通知がいくので、他の人も「自分宛てになにか用かな？」と思ってしまうかもですよね。
いかがでしょうか？
文章の内容はまったく同じなのに、感じ方が違いますよね。
前者は後者と比べて、送る側からの一方通行な言い方に見えるでしょう。
それに対して、後者は送る相手に対して話しかけるような言い方です。
後者は、決してきれいな文章ではないですが、目の前に相手がいるかのように想定した言い方になっています。
送られた読み手の視点から見ると、どちらの方が素直に耳を傾けようと思えるかは明白ですね。
伝わりやすい文章のコツまとめ
- 文章は適度に区切ることで、見やすい＆読みやすい文章に。特に読み手がスマホの場合は、一文一文を短めにするのがオススメ。
- 専門用語などの難しい表現は極力使わない。どうしても使わざるをえないときは、必ず補足の説明を。
- 一文が長くなってしまうときは、箇条書きにして一文一文を分解してみると伝わりやすい。
- 「きれいな文章」よりも、目の前の相手に話しかけるような文章が効果的。
上記はLINEなどのコミュニケーションツールだけではなく、プレゼン用の資料やSNSの投稿にも応用できますよ。
一つでも「役に立ちそう！」と思ったら、ぜひ取り入れてみてくださいね。
文章のやり取りがスムーズになれば、送ったあなたも送られた相手もハッピーになれます。
ちなみに、自分が文章を見直すきっかけになったのは、このブログを始めたことも大きいですね。
現在も伝わりやすい文章を目指して、引き続き勉強中です。
最後に、自分が文章を見直すために参考に読んだ本がメンタリストDaigoさんの著書。
すごくわかりやすくてオススメです！
